秘书礼仪论文-论礼仪在秘书职业中的意义和关系
]礼仪与秘书人员辅助决策,协调关系,自身提高都有密不可分的关系,它在秘书职业中发挥着极其重要的影响,是秘书人员不可忽视的一种素质和技能.秘书职业不能忽视礼仪内容,而礼仪在秘书全部职业中具有自己的
特殊意义.
「关键词1礼仪,秘书职业,公共关系
秘书人员作为领导的辅助者,必须完成各种有助于领导管理,决策的职业与事务,这种职业特性决定了秘书
职业一个外向性的岗位,秘书人员必须在各社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等,处理各种关系,安排
各种活动,这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动,如迎送客人,宴请等等.因此,作为领导的浦助
者,秘书与其他职能人员不同,他必须代领导处理各种交往接待事宜,礼仪内容贯穿于秘书职业的全经过,它在秘
书的全部职业活动中具有重要意义并与秘书人员的其他职业结成了特殊的关系)
秘书礼仪职业的意义一)礼仪是秘书职业与生俱来的职能其中一个
从秘书_L作产生那天起,礼仪’,便是秘书职业的重要职能,随着社会历史提高,礼仪的内容和方式有了巨大
的变化,秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化,但无论这种变化多么广泛,多么深刻,礼
仪职业从未离秘书职业而去.
秘书职业起源于奴隶社会,当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员.史官执掌的职业内容极其宽泛,其
中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼—这是典型的礼仪内容.到了战国时期,《周礼》详备地记载了周朝
史官的职务和分工,这使我们了解到史官的职业内容与礼有千丝万缕的联系.从今天看去,将史官定为秘
书人员’一或从事秘书性质职业的辅助人员是较合适的,而礼仪则是秘书职业的当然内容.
为了更好地辅助领导决策并处理事务,秘书承担了与天然与社会各种关系打交道的任务,这个任务中的一切
安排打点是礼仪职业的主要内容.礼的起源,也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开.秘书以执掌祭祀
来为领导权威的决策行为和民族重大活动作准备,作铺垫,作为行动的参考系数.领导权威无论是表示顺天承
运,还是具体紧张的日理万机,在当时,总缺不苏庵中问降母ㄖ?由于这种形式对领导权威行为的合法性和合
理性起着重要的决定影响.可见,礼仪原是秘书辅助决策的重要手段.
现代社会,礼仪在生活中起着极重要的影响,秘书职业对领导负责,技术水平高,职业质量好,办事效率快固
然是秘书人员的重要素质体现,但礼仪行为的得当,职业形象的得体,也是领导决策获得成功的有效影响.秘书
的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法,通过秘书的态度,姿势,仪表,谈吐给对方留下重要的印
象,甚至是关键的印象.饱满的灵魂,诚恳的热诚,积极的态度,得体的举止本身也就是秘书人员素质高,业务精
的体现.一般说来,领导之因此选聘秘书,很大程度上也是为礼仪的需要,在礼仪的层面上开展职业,从而辅助领
导进行决策活动.领导的决策往往是刚性的,强硬的,在具体执行中不容许有任何伸缩,而秘书的礼仪却是柔性
的,弹性的,它可以缓冲决策的压力,调节决策带来的紧张,沟通因决策而产生的误解隔阂.在任何社会条件下,
礼仪总是大众共同的需求.因此礼仪对秘书职业具特殊意义.
(二)礼仪是秘书公关的辅助手段
利用宣传和传播的手段,使一个社会组织和它的公众相互了解和适应,这便是公共关系的任务.秘书职业起
着信息的汇总和传播的影响,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象
和信誉,是秘书公关的主要内容,在公共关系中,要做好这些职业,离不开礼仪,应努力发挥礼仪的优势来为公关
服务.礼仪可以调节情感,润滑关系,这与公共关系内求团结完善,外求和谐提高to的宗旨是相一致的,公关
的对象具有不同层次,但无论是何群体或组织都是由人组成的,因此,不能撇开礼仪搞公关.拙于策划会使
公关实务失败,而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现.可以说,公关是礼仪最适用领域,对礼仪的领
悟,把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平.同时,公关作为一种以传播手段来协调组织与公众
之间关系的行为,不假以礼仪,也不能实现传播的双向信息传递.而由于公关活动中公众始终是变化着的,不定
的,难题形成时有公众对象,难题一旦消失,这层意义上的公众也随之消失,因此,礼仪总在各种公众对象中以新
鲜的,积极的感觉体现,极大地帮助了公共关系的实施.公关对象的多种多样,形成了不同的员工关系,顾客关
系,媒介关系,股东关系,社区关系,政府关系,名流关系[[1l等,要适应这不同的关系,依靠顺意公众,转化逆意公
众,争取边缘公众,取得公众的信任和领悟,这完全少不了礼仪.
公共关系的另一实务活动就是将社会组织的信息传播给公众,并把公众的信息反馈给社会组织的决策层,秘
书要做好辅助决策职业,必须充分利用传播媒介将信息有规划地与公众进行传播沟通.传播沟通有多种形式,
然而人际传播还是最基本的,没有人际传播,便是大众传播也不会顺利进行下去.人际传播,无论是通过仪表服
饰,语言,举止等媒介进行,还是通过电话,电报,书信等书面性媒介进行,都离不开礼仪表现,可以说,礼仪是传播
的重要媒介.礼仪在公关操作中塑造着组织的形象,创造着组织的信誉.它可以帮助体现一个组织的坦诚热诚,
实事求是的态度,并可以承载这种态度,有了这种诚恳的礼仪表现,才能实现和谐提高,争取支持的公关目的.
因此,礼仪在秘书的公关行为中具有关键意义.
,礼仪与秘书职业的关系
(一)秘书礼仪与秘书辅助领导
辅助领导是秘书的天职,辅助领导的手段多种多样,以礼仪辅助领导是其中其中一个.
领导是决策者,并依法享有一定的权威,这使领导既没必要也不可能事必躬亲.领导又因作为一种机构的代
表,权力的象征,需要在行事时有相关礼仪的配衬.秘书的岗位,紧贴领导,是直接为领导服务的,由秘书安排各
种礼仪事项,天然再顺理成章不过了.礼仪是秘书的常务职业,在辅助领导进行决策的经过中,对礼仪程序作妥
善安排,使领导在具体的活动中既体面又掌握主动,是秘书职业者办事能力的反映.如A企业的经理与B企业
的经理在n企业晤面,秘书在事先将有关时刻,地点通知对方,并认真打扫好会客室,安排好茶水和午餐,准备好
相关文件材料,灵魂饱满,态度从容地迎接s企业的经理并将之向n企业经理介绍,使会晤在以秘书为主营造的
良好气氛中进行.这个开始也许会给整个晤面的结局带来影响.礼仪的周到,使人灵魂放松,心情舒畅,双方开
诚布公,容易促使事务成功或好转.在某些重要场合,领导需有些象征性的行为,如剪彩,奠基等,秘书必然要在
事先作好准备,将必要的工具装饰好,地点选定并完满考虑到在象征性行为完成后领导的合理退场.这种礼仪性
的安排,虽属职业中较琐碎一面,却不可不做,而且事虽小却影响大,为领导个人,为企业都塑造了形象.当然,秘
书只隐在这些体面的礼仪背后,秘书职业的特性其中一个是潜隐性.即使秘书人员代领导前去慰问,拜望某人时,起
的也只是礼仪象征的影响,是代领导行事而不是以秘书本人身份行事.即使秘书的良好态度和典雅举止吸引了
客人,客人仍a先记着的是某公司有个好秘书,而不是某秘书在某公司.因此,礼仪职业做好了,是在很大的
程度上提高了领导的职业效率,实现了领导的威信.至于平时的文书往来,其中涉及到的文书礼仪,包括礼仪性
的内容和礼仪套话更是秘书为领导服务.辅助领导决策的一个常规职业,秘书必定要掌握这些智慧,并要能娴熟
地运用,以使自己更好地尽到秘书的职责.
(二)秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者,社会交往活动是其主要职业内容其中一个,秘书
职业的特点是跟人打交道.无论是他的服务对象一一领导,还是在为领导服务的经过中,要形成的各种关系,
归根结蒂,都是人际关系.处理好各种不同关系是秘书职业艺术的体现,恰当地运用礼仪来理顺关系,对秘书工
作总体效益的提高大有帮助.
,秘书与领导形成了紧密的固定关系,由于这种关系特别重要.双方在最初接触磨合的经过中都会小心
翼翼,而一且觉得不称心会立刻撒手.反之,一旦发现配合默契,便越发珍惜和依赖这种关系.从学说上说来,领
导与秘书的关系越紧密,就越富有职业创造力,但在操作中却未必如此,关系紧密了,有时也就结成了一种同盟,
可能反而有碍甚至破坏企业或民族的利益.因此,规范领导与秘书的关系,除各种制度制度的保障之外,礼仪自
古就有的别异影响,仍有现实意义.礼仪可以帮秘书职业者把准自己的地位,规范自己的行为,不播越,不轻
浮.尊重领导权威,尊重领导意见,按正常渠道上情下达沟通信息,同时也在礼仪中保全自己的人格尊严.
,作为管理层中的中介部门,秘书还要与各职能部门和外部全球联系沟通,良好的礼仪在沟通中有助于
消除隔阂,增进领悟.由于身处领导近旁,会使其他人对秘书有特殊看法,秘书人员这时除了以诚相见之外别无
他法.以诚相见不仅是情感的真挚,也包括礼仪的周到.如尊重对方的地位,领悟对方的处境,同情对方的闲难,
赞赏对方的成就.通过这些取得对方的信任.
在与外部全球的交往中,礼仪又一个窗口,从中可以窥得一个单位的灵魂面貌和经营质量,这是许多社会
组织重视礼仪职业的缘故其中一个.即使在不成功的谈判与合作中,坚持有理,有利,有节的制度,从大局出发,从长
远出发,或可以做到买卖不成友谊在,或可以用制度和礼仪击退交往中的不正常行为.
(三)秘书礼仪与秘书自身提高
礼仪是社会的规范,秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系.通过牛L仪的进修和掌握,不仅可以提高秘
书职业者个人素质,还可由此推动社会的文明与提高.
由于职业特点,秘书人员的地位特殊,他既在单位内部起联系沟通影响,又在社会上成为本单位的窗el和代
表,因此礼仪在秘书人员身上是全方位地体现的.,秘书人员的个人礼仪应讲究.他是在一个外向’性的
岗位上,与多种对象打交道,如果不修边幅,不注重言谈举止会直接影响来访者或被访者的心情并影响办公室同
事的心情.因此许多单位对秘书人员的衣着,饰物,化妆品都有规定.这种规定,当然不是针对某个秘书人员个
人,而是针对秘书这个岗位的.秘书职业者的礼仪智慧,操办礼仪活动的能力,对在不同情况下的礼仪要求
应有较多较完善的掌握.要在礼仪活动中分清主次,内外,把握各种分寸,分量,要对各国,各地,各民族,各宗教
的文化风俗礼仪习性有所了解并在操作中融会贯通.尤其在21世纪,人类进人了一个新纪元,对许多客观事物
的领悟认识上了一个新的台阶,如保护环境,与动物友好相处已成为全全球的共识,礼仪行为也必须跟这种认识
结合起来.倘在给外宾送礼时,把动物毛皮当作贵重礼品就显得特别不合时宜了.酒宴上的山珍海味,也有许多
不该成为餐餐之徒的腹中之物.礼仪活动中若缺乏这种现代觉悟,是会使整个礼仪水平都大打折扣的.可见,礼
仪是一种综合素质的体现,远不是懂外语,会电脑,人漂亮就能够胜任礼仪职业的.它的文化内涵特别精探并总
是与时俱进的,秘书人员必须不断进修,不断提高,才能在礼仪场合游刃有余.
秘书礼仪说大也大—它在秘书的全部职业中占有举足轻重的地位;说小又小—它总是琐碎地体现在细
枝末节上,研究这个难题,以促进秘书职业水平的提升,对我国加人全球贸易组织后进一步与全球交往,与国际接
轨,迎接新一轮国际挑战是很有帮助的.
