我们应当遵循《条例》和《格式》的规定，并按照公文中运用简称的基本要求规范书写，不可凭空想象，随意缩减。
第一，要使用为大众所认可、接受的简称。 我们必须使用广大群众所认可或者是长期以来约定俗成的简称。现在有部分高校校 名的简称就令人费解。例如，“华中大”，有谁知道“华中大”是哪所高校？是华中师范大学？华中科技大学？还是华中农业大学？它其实是华中科技大学。华中科技大学曾经用通知的形式，要求各部门在宣传报道时统一使用“华中大”的简称，这个简称虽然推广了一年多，但大众依然习性简称其为“华中科大”或“华科大”。
第二，简称要遵循先全后简的制度。 对一些较少使用的简称或创造的简称，必须做到先全后简的制度，在文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号里注明其简称，若不进行标注，就会让人感到不知所云。例如，有一篇纪要里说厂里五月份除了搞好选举和开好人代会以外，主要就是要集中精力，认真抓好当前县、乡、镇企业，两户一体和农业的经济职业。要求县里的四大部门以及咨询处的领导同志们要深入基层职业，并且还要直接听取该单位领导的汇报。重点狠抓那些新建的工厂、大的厂矿以及亏损厂等地区。看职责制和“三权”“三制”有没有真正的落实……纪要在这段文字说明中，一共用了“两户一体”“四大部门”“三权”“三制”四个简称。然而这四个简称的真诚内含究竟是何，并非人人都心知肚明，如果不作出必要的说明，就很容易使得文章前后阻滞，给阅读的人造成领悟上的困难。在合同的写作中，当事人名称的写作通常都是采用先全后简的制度，例如：××化工工厂（下面内容简称甲方）、××商业中心（下面内容简称乙方）。
第三，简称的表意要准确、明白，切忌隐含，生涩，令人费解。 比如，我国的八个民主党派都有各自的简称，这八个简称均准确清晰：中国国民党。革命委员会简称民革、中国民族同盟简称民盟、中国民主建国会简称民建、中国民主促进会简称民进、中国农工民主党简称农工党、中国致公党简称致公党、九三学社简称九三学社、台湾民主自治同盟简称台盟。简称要准确，不能随意编造，令人难解其义。例如，不能把中国国民党革命委员会简称为“国民党”，不能把中国民主促进会简称为“民进党”或“民促”，不能把中国农工民主党、中国致公党、九三学社分别简称为“农工”“致公”“九三”。还有把“公共基础设施办公室”简称为“公基办”。像这样一些含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其义的简称，不用为好。
